Stora jobb innebär oftast både stora pengar och utmaningar. När man levererar tjänster till privatpersoner går jobb sällan upp till riktigt stora skalor. Det kan dock bli väldigt stora när man levererar tjänster till offentlig sektor. För de som ännu inte gjort detta men flörtat med idén tänkte vi tipsa om hur detta går till.
Processen – steg för steg
När en offentlig aktör behöver köpa in en vara eller tjänst går de igenom en process kallat offentlig upphandling. Detta regleras av tydliga lagar och riktlinjer och ser ut som följer:
- Annons. Den upphandlande myndigheten lägger ut en annons på en sajt som denna.
- Förfrågningsunderlag. I det tillhörande dokumentet beskrivs vad som ska upphandlas och vilka krav som ställs på varan/tjänsten och leverantören.
- Anbud. Intresserande företag lämnar in sitt anbud och tävlar sinsemellan om att bli leverantör.
- Utvärdering. Myndigheten utvärderar sedan alla de anbud som kommit in.
- Tilldelningsbeslut. Myndigheten beslutar om vilket företag som vinner upphandlingen.
- Överklagande. Om någon av de andra som lämnad anbud vill överklaga beslutet går detta att göra nu.
- Avtal. Efter eventuella överklaganden tecknar myndigheten ett avtal med det vinnande företaget.
Att vinna en upphandling
Till skillnad från när man lämnar in ett anbud till ett annat företag om att bli leverantör finns det inget utrymme för förhandling i offentlig upphandling. Detta understryker vikten av att lämna sitt absolut bästa anbud direkt och inte förvänta sig förhandla fram en kompromiss. Eftersom det inte finns en andra chans är det rekommenderat att ta hjälp från någon som kan offentlig upphandling när man är helt ny till processen. De kan hjälpa en att formulera ett korrekt anbud och se till att man gör det så konkurrenskraftigt som möjligt.
Offentliga uppgifter
Offentlig upphandling är offentlig på mer än ett sätt. Det är fullt möjligt att ta del av tidigare upphandlingar och anbud för dessa. Allt anses vara offentliga uppgifter och medan man kan begära sekretess av eventuella känsliga uppgifter finns ingen garanti för att dessa kommer att sekretessbelagda. Myndigheterna har inget krav på sig att uppfylla dessa förfrågningar, men kan man göra det klart och tydligt varför en del uppgifter skulle kunna skada ens verksamhet om de skulle lämnas ut kommer myndigheten åtminstone överväga denna förfrågning.